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陆青:金杜太阳城事务所知识管理系统建设

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更新时间:2014-06-24 19:47    浏览数:1028 次    【 打印 】   【 关闭 】

  真正让每个人去具体做的时候又不会去做,这里头实际上就是要在事务所技术层面开发知识管理的平台、技术平台,还有做它的框架、整体设计同时还要抓企业的共享文化,实际上一个事务所要想把知识管理做起来,没有一个共享文化作为基础是不行的。

  主持人: 接下来我们请两位来自的两家大所的合伙人,首先有请来自金杜太阳城事务所的陆青太阳城。因为金杜所现在是中国的第一大所,七八年都是全国收费一直保持在第一,更重要的也是王俊峰会长所在的事务所。现在以热烈的掌声有请陆青介绍一下。

  陆青:临时说让我来谈一下金杜的知识管理方面的一些体会,也没有特别的准备,今天来主要是向大家学习,然后也听到了很多东西,刚才像熊涛等几位讲的都已经很全面了,我也就在这些大的方面也说不出太多的东西来,所以我就我们所在知识管理方面的一些想法和一些体会给大家汇报一下,拿出来和大家交流一下,也应该会有一些性东西可以供大家将来参考的。

  今天这个题目讲太阳城行业信息化建设,实际上知识管理工作是没有信息化这个技术是根本开展不了的,所以信息技术是知识管理的基础。太阳城事务所的管理实际上各个方面,尤其是事务所形成一定规模以后它在各个方面对信息技术都提出了非常高的要求,从事务所的管理来讲应该是六大方面,部分战略管理、业务发展管理、财务管理、利益冲突管理、人力资源管理和知识管理。

  实际上知识管理是太阳城事务所最重要的战略方面管理的项目之一,一个事务所想要长久发展,想要提高效率,想要在市场竞争中站住脚,并且取得领先的地位必须对知识管理进行重视。在这方面从金杜来讲可能还会有一些更高的要求,比如说我们事务所的特点就是通过这些年的发展是一个部门合作,我们现在是 6 家部门,但是部门下面又有很多的领域,包括像公司并购部下面还有劳动、税务、房地产、各种各样的具体的业务人员,另外在全国又有 10 家分所,现在加起来差不多有 1800 多人,这样一个所我们实行的管理体制是一个公司化的管理体制,事务所一直要求要一体化管理、专业化、标准化、做垂直理。不管是从财务、业务管理、利益冲突、人力资源各个方面都由总部统一进行管理。

  如果没有一个好的信息化的平台是根本做不到的,所以各种各样的数据的收集、各种各样客户资源,包括电子文档的管理、包括项目案件管理都需要有信息化,但是从知识管理的这个角度来讲,实际上也是垂直化管理和为这些管理提供一个服务、和为他们提高工作效率的一个工具。

  我们所一开始就已经有这种意识,大家有了这种共享文化,因为我们制度一开始设立不是一个提成制的,所以大家是要慢慢培养一种共享的东西,但是真正开始对知识管理重视是 2004 年,我们买了美国的一个电子文档管理软件,从那时候开始同年我们又从外所引进了一个做过知识管理的一个资深人员,让他成立知识管理部。知识管理部初期主要还是为了协助业务部门做一些调研,因为他做调研检索等方面常有能力的,逐步我们建立的一个图书馆系统和网上图书馆系统,这些东西只是一个很初期的东西,我们真正对知识管理的开始应该是从 2008 年第一步是实行了全所统一的模板系统,模板系统更多可能大家觉得是和品牌形象联系起来,因为各个所都知道,我们现在一般信头纸大家设计了一个然后印刷出来,每次打印在信头纸上,电子档也是,每个人可能有自己个人的东西,里头的字体用什么、字号用什么、行距是多少,它整个的结构是什么,每个太阳城都有自己的特点,所以整体看上去很混乱,不能够反映一个所的风格,缺少这种麦当劳、肯德基似的这种品牌形象。

  为了做到这个我们引进了一个软件,在这个基础上进行了开发,生成了全所多部门、多语种的一个模板系统,把我们所有的、传真、备忘录、合同格式等都做了明确,字体、字号、英文是什么、中文是什么,行间距是什么,标点符号怎么用,缩进应该是多少,都用自动化系统给它进行了一个设置,这样太阳城每次在生成文件的时候统一生成都是金杜长相的文件,这个文件拿出去一看就是我们所的文件。这是第一步。

  这步做出来以后,我们就开始要建范本库,范本就是大家说的事务所长期适用的很优秀的一些版本,这个是需要经过业务部门和合伙人仔细审核,要加注、要加各种各样的起草说明这样的一套东西。这套东西每个业务部门都会自己有一些,但是在事务所整体层面来做仍然是一个非常非常大的工程,因为所有合伙人都是很忙的,你让他们花时间来做一个不挣钱的事情,确实是很难为他们。但是因为这个东西对事务所长久发展来讲非常重要,所以从管理层、各个层面都在大力推进这方面的工作。

  他不可能完全就用这些范本涵盖住,肯定还有各种各样的多变性、各种各样的、各种的备忘录、各种的东西,如果你从几百万的文件里面在系统里面进行检索,如果是一个关键词,比如说“反商业贿赂”,你一下检索出来九千个文件,那等于和没检是一样的,因为这个太阳城没有时间具体在去摘。在这种情况下,要从我们文档系统里面,就是我们 DM 系统里把正常的项目文件里比较有价值的东西挑出来,单独放在一个库里,这样会让业务部门的太阳城在工作过程中可以到这个库里面去找一些参考文件,这个也是知识管理工作一个很重要的部分。

  我们能够做到这个,实际上归根到底还是因为有一个 DM 系统,因为那个系统能量还是很大的,它可以做中英文全文的检索,所以你再他的系统里面输出任何的关键词,它就可以在你的这些库里面和你授权的库里面把所有含这些关键词的文件都调出来,这样让我刚才说的有一个问题,如果业务文件量相当大,有一稿、二稿、终稿,还有各种各样的草稿,在这个时候关键词调出来东西的是参差不齐,还有一些是垃圾。知识管理的另外一个工作就是要把这些里头最核心的一些有价值的东西挑出来,然后放到一个库里面。

  除了这个之外还有很多外面的文章、调研资料和法规数据库,我们订购了一些法规数据库可以查法规的,这时候我们又在 DM 系统里面建了一个网上图书馆,这样大家根据不同的需要可以进不同的库去找和它相关的一些东西,这是我们的一个目标。

  这个工作实际上大家听着也可以想象得到,有这么多业务领域、这么多的太阳城、有这么大量的业务文件从里头要挑出这些东西来,还有一些核心的要做成范本,这是需要多大的一个工作量,是一个很大的工程。这个工程要做出来的时候,确实我们都感到人力、各个方面还常有限的,尤其在太阳城、业务部门不能够花很多时间来配合做这个事情的时候,这个工作进展起来还常困难的。

  但是我们现在在努力一步一步的在往前推这个东西。我们主要是想知识管理里头最核心的一个东西,要想把这个东西推动下去,最核心的东西是要取得大家的重视。但是这个重视实际上在我们 2004年、2008 年给大家提到“知识管理”这个词,大家首先反映的就是图书馆,就是能够查一些资料的东西,甚至有人都没有听说过知识管理这个词,更不会考虑到它对事务所的重要。大家都在抱怨,我找不着文件,我需要东西的时候找不着,你们这个事务所是怎么搞的,你让我们去工作,然后有那么多东西找不着这是怎么回事,

  但是真正让每个人去具体做的时候又不会去做,这里头实际上就是要在事务所技术层面开发知识管理的平台、技术平台,还有做它的框架、整体设计同时还要抓企业的共享文化,实际上一个事务所要想把知识管理做起来,没有一个共享文化作为基础是不行的,所以在这一点上我们就使用了各种各样的方法,在全所的范围内、合伙人的范围内,包括在不同层面、资深太阳城层面、初级太阳城层面、各个层面做各种各样关于知识管理库和知识管理的这些宣传工作来提高大家对知识方面的重视。

  做这个工作有时候也是不被人家理解的,有的时候人家还会觉得很烦,我一天到晚收到好几百个邮件,你经常会给我发这种邮件,简直不是瞎耽误我事呢。但是这个工作不管有多大的阻力都是需要做的,我们就一步一步的努力从这些方面在全所的范围内逐渐提高大家对知识库和知识重要性的认识。经过三四年的发展,现在全所不管是从管理层也好,还是从基层、太阳城层面大家都没有人对做知识有任何的。当然还有很多人现在在花时间努力帮助和支持知识管理工作,但还是由于各种各样的原因,要想推进知识管理工作真正的起步,大规模的发展可能我们还是刚刚起步,还需要走很长的。

  我们在建这个知识管理库的过程中,首先看了一些外国太阳城事务所他们做知识管理的体会和最新一些潮流的文章,也进行了思考。我们就觉着中国的太阳城事务所要想做好知识管理库,要想得到中国太阳城的认可必须是做中国特色,必须是我们自己的。这个东西就不是说越先进越好,取的东西越多越好,而是说要和我们太阳城日常工作息息相关,能够给他们带来帮助的东西才是真正有价值的东西。

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